Управление проектами

Управление проектами — это тщательно спланированные и организованные усилия для успешного выполнения проекта. Проект-это разовое усилие, которое приводит к определенному результату, например, проект здания или крупной компьютерной системы. В отличие от программы, которая является:

1) постоянным процессом, таких программ как контроль качества, или 2) деятельность в управлении несколькими проектами одновременно.

Управление проектом включает в себя разработку плана проекта, который включает в себя определение и утверждение целей и задач проекта, и, то, каким образом будут достигаться цели, а также определение необходимых ресурсов, бюджета и графика времени для завершения. Оно также включает в себя управление реализацией плана проекта, наряду с операционной функцией регулярного «управления», чтобы гарантировать, что есть точная и объективная информация о деятельности » относительно плана и механизмов» для осуществления действий в случае необходимости восстановления.

Проекты, как правило, следуют основным этапам или стадиям (с различными названиями для них), включая технико-экономическое обоснование, определение, планирование, реализацию, оценку и поддержку.

Одним из наиболее распространенных наборов деятельности в области управления является планирование. Проще говоря, планирование устанавливает направление для чего-то конкретного, например, для определенной системы — и затем работает для того, чтобы гарантировать, что система следует за установленным направлением. Системы имеют исходные данные, процессы, результаты и итоги. Для объяснения, исходные данные в системе включают такие ресурсы, как сырье, деньги, технологии и люди. Эти данные проходят через процесс выравнивания, и, перемещаясь, тщательно сканируются, в конечном счете, чтобы достичь поставленных для системы целей. Результаты исходных материалов, получаются с помощью процессов в системе, это например, продукты или услуги для потребителей. Другой результат-это результаты или преимущества для потребителей, например, увеличение рабочих мест, повышение качества жизни клиентов и др. Системой может быть вся организация, а также ее отделы, группы, процессы и т.д.

Будет ли система организацией, отделом, бизнесом, проектом, и т.д., процесс планирования обязательно включает в себя проектировщиков, работающих в обратном направлении через систему. Они начинаются от результатов (результаты и итоги), предпочитая работать в обратном направлении через систему, чтобы идентифицировать процессы, необходимые для получения результатов. Затем они определяют, какие ресурсы (или исходные данные), необходимы для выполнения процессов.

Рассмотрим кратко некоторые основные термины.

Планирование, как правило, включает в себя использование следующих основных терминов.

ПРИМЕЧАНИЕ: Не так важно понять абсолютно точные определения каждого из следующих терминов. Гораздо важнее для проектировщиков иметь базовые понятия и чувство разницы между целями / задачами (результаты) и стратегией / заданиями (методы для достижения результатов).

Цели

Цели – это конкретные достижения, которые должны быть выполнены в общей сложности, или в определенной комбинации, чтобы достигнуть некоторого большего, полного результата, предпочтительного для системы, например, миссии организации.

Стратегии или Действия

Это методы или процессы, необходимые в общей сложности, или в некоторой комбинации, для достижения поставленных целей.

Задачи

Задачи — конкретные указания, которые должны быть выполнены в общей сложности, или в определенной комбинации, для достижения целей в плане. Задачи, как правило, этапы на пути осуществления стратегии.

Задания

Зачастую, в небольших организациях, людям назначают различные задания, необходимые для реализации плана. Если объем плана небольшой, задания и действия часто являются по сути одним и тем же.

Ресурсы (и бюджеты)

Ресурсы включают в себя людей, материалы, технологии, деньги и т.д., необходимые для реализации стратегии и процессов. Расходы этих ресурсов часто изображаются в виде бюджета.

Базовый обзор типичных этапов планирования

Будет ли система организацией, отделом, бизнесом, проектом, и т.д., основной процесс планирования, как правило, включает подобный характер действий, который осуществляется в аналогичной последовательности. Этапы выполняются тщательно, или — в некоторых случаях — интуитивно, например, при планировании очень небольшой, простой задачи. Сложность различных этапов (и их дублирование по всей системе) зависит от объема системы. Например, в крупной корпорации, следующие этапы будут проводиться в корпоративных офисах, в каждом подразделении, в каждом отделе, в каждой группе и т.д.

ПРИМЕЧАНИЕ: Различные группы проектировщиков могут иметь различные названия для следующих видов действий и группировать их по-разному. Однако характер действий и их общая последовательность остается неизменной.

Примечание: ниже приведены типичные этапы планирования. Они не представляют полный, идеальный процесс планирования.

1. Ссылка на общую единственную цель («Миссию») или желаемый результат от системы

Во время планирования, планировщики имеют в виду (сознательно или бессознательно) некоторую общую цель или результат, которые планируют достичь. Например, в процессе стратегического планирования важно ссылаться на миссии, или на общие цели организации.

2. Возьмите запас снаружи и внутри системы

Это «взятие запасов» всегда делается в какой-то степени, сознательно или бессознательно. Например, во время стратегического планирования, важно провести сканирование окружающей среды. Эта проверка, как правило, включает в себя рассмотрение различных движущих сил или крупных воздействий, которые отрицательно влияют на организацию.

3. Проанализируйте ситуацию

Например, в процессе стратегического планирования, планировщики часто проводят «SWOT анализ». (SWOT-это аббревиатура с учетом сильных и слабых сторон организации, возможностей и угроз, с которыми может столкнуться организация.) В ходе этого анализа, планировщики могут также использовать различные оценки, или методы «измерения» жизнеспособности системы.

  • Установите цели

На основе анализа и выравнивания к общей миссии системы, планировщики устанавливают ряд целей, которые основываются на сильных сторонах, для того чтобы воспользоваться возможностями, которые одновременно укрепляли бы слабые стороны организации и отражали угрозы.

  • Разработайте стратегии для достижения целей

Конкретные стратегии (или методы для достижения целей), выбранные в зависимости от вопросов доступности, практичности и эффективности.

  • Установите задачи на пути к достижению целей

Задачи отбираются таким образом, чтобы быть своевременными и свидетельствовать о прогрессе в достижении целей.

  • Объединенные обязанности и графики времени для каждой задачи

Обязанности назначаются для реализации плана, и для достижения различных целей и задач. В идеале, сроки устанавливаются для каждой обязанности.

  • Напишите и сообщите задокументированный план.

Вышеуказанная информация организуется и описывается  в документе для распространения по всей системе.

  • Подтвердите завершение и празднуйте успех

Это важный этап часто игнорируется, это может в конечном итоге подорвать успех многих Ваших будущих усилия в области планирования. Цель плана состоит в том, чтобы решать текущую проблему или преследовать цель развития.  Кажется примитивным то, что Вы должны признать, была ли решена проблема или достигнута цель. Однако этот шаг в процессе планирования часто игнорируется, вместо углубления в решение следующей проблемы или цели преследования.  Пропуская этот шаг, Вы может культивировать апатию и скептицизм – даже цинизм – в Вашей организации. Не пропустите этот шаг!

Мы используем файлы cookie, чтобы обеспечить вам лучший опыт.